Diagnostic documentaire multi-projets
Évaluation rapide de l'organisation existante, cartographie des outils, analyse des risques et plan d'action 30/60/90 jours.
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Conseil en gouvernance documentaire
Astrolab accompagne les maîtres d'ouvrage dans la structuration, la sécurisation et le pilotage documentaire de leurs projets et marchés — en s'intégrant aux outils déjà en place.
Le constat
Dans la plupart des organisations multi-projets, les documents, validations et responsabilités sont éclatés entre des outils hétérogènes, sans cadre commun.
Mails, SharePoint, Teams, OneDrive, Drive, GED, outils métiers — la dernière version fiable devient introuvable.
Les visas s'égarent, les responsabilités se diluent, les preuves de décision manquent au moment où elles comptent.
Chaque projet a ses fichiers, ses règles, ses outils. La direction ne peut pas piloter le portefeuille.
Droits non maîtrisés, partages externes opaques, sauvegardes non vérifiées, RGPD partiellement couvert.
En fin d'opération, la constitution des dossiers d'ouvrage exécutés mobilise des semaines de retraitement.
Au départ d'un chef de projet, la connaissance documentaire s'évapore. L'organisation reste vulnérable.
La réponse Astrolab
Nous ne vendons pas de logiciel. Nous concevons et déployons le cadre — méthode, gouvernance, sécurité, pilotage — qui transforme votre patrimoine documentaire en levier de maîtrise des marchés.
Notre offre
Mobilisables indépendamment ou en séquence, selon votre maturité documentaire et la criticité de vos marchés.
Évaluation rapide de l'organisation existante, cartographie des outils, analyse des risques et plan d'action 30/60/90 jours.
Découvrir l'offreDéfinition d'un cadre commun applicable à plusieurs marchés : arborescence, RACI, workflow, DOE, archivage.
Découvrir l'offreAccès, RGPD, sauvegardes 3-2-1-1-0, tests, RPO/RTO, PCA/PRA, scénarios de sinistre, SAE conforme NF Z42-013, réversibilité CCAG-TIC.
Découvrir l'offreAccompagnement opérationnel récurrent, tableau de bord multi-projets, comité documentaire, amélioration continue.
Découvrir l'offreLisibilité long terme des fichiers et maquettes BIM : formats pivots (IFC, PDF/A), migration vs émulation, interopérabilité openBIM, conformité OAIS et ISO 19650.
Découvrir l'offreNotre méthode
Du cadrage au pilotage en mode récurrent, chaque phase produit ses livrables et conditionne la suivante.
Périmètre, projets concernés, parties prenantes, objectifs prioritaires.
Entretiens, revue des outils, cartographie des flux, identification des risques.
Référentiel documentaire, workflows, RACI, modèle de tableau de bord.
Application sur un marché pilote, ajustement, formation des utilisateurs clés.
Déploiement multi-projets, reporting consolidé, amélioration continue.
Le tableau de bord global
L'un des livrables structurants de l'AMOA Astrolab : la direction visualise en un coup d'œil les retards, les visas en attente, les DOE et les risques.
| Marché | Responsable | Phase | Doc. attendus | Reçus | Visas retard | DOE | Risque |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Marché A — Réhabilitation collège | P. Lefèvre | Exécution | 120 | 86 | 8 | En cours | Élevé |
| Marché B — Centre technique | S. Mercier | VISA | 80 | 62 | 2 | Non démarré | Moyen |
| Marché C — Groupe scolaire | A. Bernard | AOR | 200 | 190 | 0 | À finaliser | Faible |
| Marché D — Aménagement urbain | M. Cohen | DET | 150 | 104 | 12 | Non démarré | Élevé |
| Marché E — Voirie programmée | J. Roux | Exécution | 95 | 78 | 3 | En cours | Moyen |
Intégration aux outils existants
Notre rôle n'est pas de remplacer, mais de structurer. Nous rendons l'existant cohérent, sécurisé et pilotable.
Sécurité, résilience et archivage
De la gestion des accès à la réversibilité, en passant par les tests de bascule et l'archivage probant — chaque maillon est traité, adossé aux standards de référence.
Matrice des droits par rôle, traçabilité non répudiable, comptes à privilèges, procédure de départ, gestion sous-traitants.
Cartographie des données sensibles, registre des traitements, durées de conservation CNIL, géolocalisation salariés.
Doctrine ANSSI : 3 copies, 2 supports, 1 hors site, 1 immuable ou air-gap, 0 erreur au test. Protection rançongiciel.
Restauration trimestrielle, bascule PRA annuelle, charge / stress, chaîne probante, revues d'accès semestrielles.
Objectifs calibrés par BIA (ISO 22301). De 1 h pour les actes engageants à 72 h pour les fonds non actifs.
Plan de continuité (mode dégradé, cellule de crise) et plan de reprise (architecture de secours, procédures de bascule).
Rançongiciel, perte de site, défaillance hébergeur, personne-clé, corruption silencieuse, compromission privilégiée.
SAE conforme NF Z42-013, échanges SEDA, valeur probante (horodatage, scellement, signature), Code du patrimoine.
CCAG-TIC obligatoire : formats ouverts (PDF/A, XML/SEDA, CSV), schémas livrés, période contractualisée, recette de restitution.
Prenez la mesure de votre maturité documentaire
Deux semaines, un rapport, un plan d'action. C'est le format que choisissent nos clients pour engager la transformation.
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